<<
>>

Электронные календари и скоросшиватели

В офисной работе всегда используются те или иные настольные календари, еженедельники, блокноты для заметок, в которых указываются дела, встречи, мероприятия, запланированные на дни недели, месяца, года.
Этим целям может служить электронный календарь- еженедельник, реализованный в виде программы Outlook («перспектива») в пакете MS Office. Эта программа позволяет составлять и оперативно вести как личные, так и коллективные электронные календари, в которых детально распланированы дни и часы всех мероприятий на многие годы (до 4500 года!). Листы электронного кален
337


даря можно перелистывать как в обычном календаре или сразу обращаться к конкретной дате. На экране монитора можно показывать различные виды календаря: на неделю, месяц, год.

Программа ОиАоок максимально облегчает составление деловых расписаний. При назначении времени планируемого мероприятия программа предупреждает, если это время уже занято, не допуская таким образом противоречивых или некорректных сроков. При планировании деятельности принимаются также во внимание праздничные дни, под которыми понимаются как общегосударственные праздники многих стран, так и коллективные (юбилеи), личные (дни рождения), семейные (годовщины различных событий). Запланированные мероприятия легко переносить или отменять. Программа способна работать как фоновая, когда компьютер используется для других целей. В таком режиме программа может за некоторое заранее заданное время напоминать о времени, тематике и месте проведения намеченного мероприятия.

Программа применима для планирования регламента и расписания совещаний со многими участниками; предупреждает о регулярных встречах по расписанию; облегчает ведение переписки, в том числе с помощью электронной почты; обеспечивает получение сообщений и своевременное отправление ответов на них, рассылку поздравлений указанным адресатам к соответствующим датам и выполнение многих других функций, типичных для секретариата. С помощью программы можно создать, вести учет и планирование текущих задач в деловой деятельности, разделив их по различным категориям - «папкам», например, выделив папки «Контакты», «Поздравления», «Поставки», «Подарки», «Заметки», «Учебные занятия», «Техника», «Транспорт», «Финансы», «Повышение квалификации» и т.п.; отображать на экране задачи текущего дня, недели, месяца, года; удалять или переносить в архив выполненные задачи. При использовании программы несколькими пользователями программа позволяет обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа, в частности информация о личных встречах недоступна всем другим пользователям. Для улучшения наглядности информацию на экране можно сортировать и группировать.

Особое место в электронном календаре занимают «события», под которыми понимаются мероприятия, продолжающиеся не менее суток. Среди них выделяются регулярные, например ежегод


338


ные, и нерегулярные (сессии, командировки) события. Программа наблюдает за тем, чтобы запланированные мероприятия были отложены или отменены в соответствии с событиями.

Некоторое неудобство электронного календаря - меньшая портативность по сравнению с обычными еженедельниками. Для частичной компенсации этого недостатка предусмотрена возможность печати страниц электронного календаря на листах заданного формата, которые можно сброшюровать и всегда иметь с собой.

В канцелярской работе, как известно, часто используются скоросшиватели различных типов или подшивки документов, позволяющие собрать вместе различные документы по определенной тематике. В выполнении этой задачи может быть полезной программа Binder, имеющаяся в пакете MS Office. Программа позволяет составлять и редактировать подшивки различных документов - файлов, называемых разделами, часть которых уже может быть создана программами Word, Excel, PowerPoint; работать с любым разделом непосредственно в окне подшивки, оформить все разделы в едином стиле, пронумеровать страницы подшивки, составить ее оглавление; некоторые разделы сделать скрытыми; отдельные разделы или всю подшивку вывести на печать и т.п.

Следует заметить, что использование программы Binder возможно лишь в персональных компьютерах класса не ниже Pentium 100 с емкостью оперативной памяти не менее 32 Мбайт.

10.1.

<< | >>

Еще по теме Электронные календари и скоросшиватели:

  1. КАЛЕНДАРЬ ЛЮБВИ
  2. Электронная вставка
  3. 4. Электронные газеты
  4. 3. Новости по почте. Электронной
  5. Электронная почта
  6. 4. Аналог собственноручной подписи. Электронно-цифровая подпись
  7. 6.2.2. Маркетинг электронных СМИ
  8. Глава 3. Электронные средства массовой информации в глобальных коммуникационных процессах
  9. ПОЛИТИЧЕСКИЙ ЛИДЕР И ЭЛЕКТРОННЫЕ СМИ: НЕОБХОДИМОСТЬ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
  10. 13.7. Особенности регулирования информационных отношений, возникающих в деятельности печатной прессы и электронных средств массовой информации
  11. Раздел 16 - Уголовного Кодекса Украины Преступления в сфере использования электронно-вычислительных машин (компьютеров), систем и компьютерных сетей и сетей электросвязи