Компьютерная техника и компьютерные технологии широко используются для выполнения офисных работ. Основными видами офисных работ с применением компьютеров являются следующие: автоматизация ввода документов в компьютер (называемая иногда преобразованием документов в электронную форму) с помощью сканеров различных типов и средств телекоммуникаций;
автоматическое распознавание текста (работа, тесно связанная с предыдущей); распознавание текста необходимо потому, что текст, введенный сканером в компьютер, представляет собой лишь набор разноцветных точек, а вовсе не осмысленный текстовый документ;
создание и обработка текстовых, графических и текстовографических документов, к которым относятся письма, отчеты, объявления, приглашения, расписания, прейскуранты, бланки, рекламы;
финансовые и коммерческие расчеты и связанные с этим таблицы, сводки, деловые и бухгалтерские операции (приходные и расходные накладные, составление баланса, учет фондов, платежные требования и поручения, расчет зарплаты, кассовые операции) и т.
п.;
управление работой персонала - составление расписаний и графиков работы сотрудников, учет кадров, подготовка приказов, совещаний, деловых встреч;
автоматический перевод деловых документов с одного языка на другой;
регистрация телефонных звонков, почтовых поступлений и отправлений;
использование электронной почты для рассылки и получения текстовой и графической информации, поиск существующих и подготовка новых материалов в сети Ш:ете1;, в частности подготовка и модификация Web-страниц; ведение различных баз данных;
организация электронного документооборота между отдельными сотрудниками, отделами, фирмами, в том числе зарубежными; организация и поддержка электронных архивов; подготовка презентаций на различные темы.
328
Для выполнения такого количества работ требуются, естественно, разнообразные аппаратные и программные средства и обученный персонал. Ряд офисных работ может выполняться с использованием мощного пакета программ Microsoft Office (например, MS Office 2002), содержащего приложения Word, Excel, Access, PowerPoint, Office Binder, Outlook, Internet Explorer. К офисным работам примыкают также некоторые виды работ, выполняемые с использованием экспертных систем.