<<
>>

ПОИСК, ФИЛЬТРАЦИЯ И СОРТИРОВКА ДАННЫХ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Access предоставляет довольно широкие возможности для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команд и кнопок панелей инструментов, обеспечивающих фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

Фильтрация — это отбор записей, удовлетворяющих принятому критерию. Существуют три фильтра, с помощью которых производится фильтрация: 1) фильтр по выделенному; 2) обычный фильтр; 3) расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному обеспечивает запуск самого простого фильтра, в котором критерием фильтрации служит одна ячейка в таблице. Например, если в числовом поле выделить ячейку с числом 33, то, применяя указанный фильтр, получим лишь записи, содержащие в данном поле число 33.

Команда Дополнительно, Изменить фильтр позволяет перейти к формированию условий отбора в окне обычного фильтра. По этой команде открывается окно, в котором критерий фильтрации по каждому полю представлен в виде списка. Обычный фильтр для таблицы приводится на рис.

8.1.15.

Вкладка ИЛИ позволяет создать дополнительные критерии. Объединение по ИЛИ означает, что после фильтрации будут показаны все записи, которые были отобраны по критериям на каждой из вкладок. В тех случаях, когда

Рис. 8.1.15

ИЗ СТУДЕНТ '( СТУДЕНТФнльтр1*\

4 |Ш]

Поле:
Сортировка: |
Условие отбора:
или:
4 Пш]
Рис.
8.1.16

в критерии отбора требуется значение параметра, не входящее в список значений поля, используется расширенный фильтр.

Расширенный фильтр запускается командой Дополнительно, Расширенный фильтр. На рис. 8.1.16 показано окно расширенного фильтра, в котором задаются условия отбора данных в таблице СТУДЕНТ.

Условия отбора и другие необходимые параметры вводятся в четыре строки бланка, имеющие следующее назначение.

Поле. В этой строке содержатся имена полей. Ячейки, расположенные ниже имени поля, относятся к данному полю.

Сортировка. Определяет способ сортировки (по возрастанию или убыванию) записей по соответствующему полю.

Условия отбора. Содержат критерии, по которым выбираются записи.

Или. С помощью этой строки вводится дополнительное условие отбора. Фильтр (запрос) будет находить записи, где является истинным хотя бы одно из условий отбора.

Исходные данные восстанавливаются командой Дополнительно, Очистить все фильтры.

ЗАДАНИЕ 5

С данными таблиц СТУДЕНТ проведите следующие виды поиска, сортировки и отбора данных:

■ выполните отбор данных, используя фильтр по выделенному и обычный фильтр:

■ отсортируйте фамилии студентов;

■ выполните отбор данных, используя расширенный фильтр.

Технология работы

1. Выведите записи таблицы СТУДЕНТ, содержащие информацию о студентах группы ЭУ1, используя Фильтр по выделенному:

■ выделите таблицу СТУДЕНТ и двойным щелчком откройте ее;

■ в столбце Группа выделите мышью текст «ЭУ1» в любой строке;

■ на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Выделение, Равно «ЭУ1».

В результате в таблице останутся записи лишь со студентами группы ЭУ1.

Удалите фильтр (восстановите все записи формы), для чего отожмите кнопку Применить фильтр.

2. Применяя обычный фильтр к таблице СТУДЕНТ, выведите информацию о студентках, которые учатся в группе ЭУ2, для этого:

■ щелкните по треугольной кнопке фильтра в заголовке поля Пол I.

пол —г» и выберите Ж;

■ щелкните в строке поля Группа и с помощью кнопки выберите ЭУ2.

В результате отобразятся только те записи, которые удовлетворяют введенному критерию.

Восстановите на экране таблицу СТУДЕНТ, отжав кнопку Применить фильтр.

3. Отсортируйте записи таблицы СТУДЕНТ в соответствии с алфавитным порядком фамилий студентов, что потребует следующих действии:

■ щелкните на столбце ФИО;

■ щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию

Записи таблицы будут выведены в соответствии с алфавитным порядком.

4. Применяя расширенный фильтр, который необходим при составлении более сложного условия выборки, выведите записи, относящиеся к студенткам, родившимся после 1975 г. Для этой цели выполните следующий порядок действий:

■ на вкладке Главная, в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в меню этой кнопки выберите пункт Расширенный фильтр, появится окно расширенного фильтра;

■ в строке Поле первого столбца с помощью кнопки выберите имя столбца Пол;

■ в строке Сортировка первого столбца с помощью кнопки введите Отсутствует',

• в строке Условие отбора первого столбца напечатайте букву Ж;

СтудентФильтр!
Студент
код

Й Номер ФИО Пол

Дата рождения Группа

Поле:
Пол Группа
Сортировка:
Условие отбора: -ж- ‘ЗУ-1'
или:
4 (Ш
Рис.
8.1.17

■ в строке Поле второго столбца выберите имя столбца Дата рождения;

■ в строке Условие отбора второго столбца напечатайте условие >31.12.75, в результате получим окно «Студент- Фильтр!» на рис. 8.1.17.

■ нажмите кнопку Применить фильтр.

Восстановите исходную таблицу, отжав кнопку Применить фильтр.

Закройте таблицу СТУДЕНТ и окно базы данных, щелкнув на соответствующих кнопках Закрыть.

8.1.6.

<< | >>
Источник: Ю. И. КУДИНОВ, Ф.Ф. ПАЩЕНКО, А. Ю. КЕЛИНА. ПРАКТИКУМ ПО ОСНОВАМ СОВРЕМЕННОЙ ИНФОРМАТИКИ. 2011

Еще по теме ПОИСК, ФИЛЬТРАЦИЯ И СОРТИРОВКА ДАННЫХ:

  1. Фильтрация
  2. МОДЕЛЬ / ФИЛЬТРАЦИЯ
  3. Системы поддержания температуры и фильтрации.
  4. Поиск смысла жизни – это поиск бессмертия!
  5. Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И.. Банки данных, 2002
  6. 12.4. Анализ эмпирических данных
  7. 18.4. Права субъекта персональных данных
  8. Анализ и интерпретация полученных данных
  9. Анализ и интерпретация полученных данных
  10. Оценка данных о личности.
  11. Банк данных
  12. Подготовка исходных данных
  13. 4.5. Право изготовителя базы данных